Voir la source de Workflows de création et de fermeture de poste

Il existe 4 familles de postes :

*Les praticiens hospitaliers ;
*Les HU titulaires ;
*Les HU non titulaires ;
*Les contractuels.

=Workflow des postes dits « locaux »=
[[Fichier:Flèche Gestionnaire Directeur corrective.jpg]]

Le workflow des postes dits « locaux » comprend 3 familles de postes :

*Les HU titulaires ;
*Les HU non titulaires ;
*Les contractuels.

Chaque famille regroupe plusieurs types de postes, listés ci-dessous :

[[Fichier:V4.10 - EPS - Module Workflow - 1 - Workflow postes locaux - 0 - Famille de Postes.jpg]]

{| class="wikitable"
|'''ATTENTION'''

Les '''postes d’internes''' sont  traités de la même façon que les postes contractuels, tandis que les postes  de praticiens titulaires sont traités via les workflow des postes PH en liaison avec l’ARS.
|}
Les postes de ces 3 familles sont '''créés et validés en interne''' par l'établissement, à l’aide du '''workflow''' « Demandes création/fermeture de postes locaux ». 

==Les postes contractuels==

===<u>Demander la création d’un poste</u>===
[[Fichier:Flèche Gestionnaire DAM corrective.jpg]]

C'est dans le formulaire de demande interne (ou fiche navette) que les postes sont créés.

Pour accéder au '''workflow''', allez dans Menu : '''Postes/ Demandes création-fermeture de postes locaux'''.

[[Fichier:V4.10 - EPS - Module Workflow - 1 - Workflow postes locaux - 1 - choix rôle et menu.jpg|800x800px]]

La liste des demandes internes apparaît. 

Pour saisir '''la demande interne''', cliquez sur [[Fichier:Bouton nouvelle demande.jpg]].

[[Fichier:V4.8 - EPS - Module Workflow - 1 - Workflow postes locaux - 2 - Nouvelle demande.jpg|700x700px]]

Le formulaire de saisie s’ouvre.
{| class="wikitable"
|'''CONSIGNE : saisie d'une  demande interne'''

Dans la zone « '''Commentaire Gestionnaire DAM''' »,  précisez la raison de l’ouverture ou fermeture de poste.

On conseille de  regrouper les actions qui ont du sens : fermeture de poste PH pour  ouvrir 2 postes mi-temps. Faire cela dans la même opération (même demande).

'''Exemple''' : une demande  pour tous les postes de type Assistants hospitaliers.

Renseignez de façon  explicite le « '''titre de la demande''' ».

'''Exemple''' :  Initialisation : création des postes Assistants hospitaliers.
|}

[[Fichier:V4.10 - EPS - Module Workflow - 1 - Workflow postes locaux - 3 - Nouvelle création de poste.jpg]]

C'est '''dans le formulaire de demande''' que les postes sont créés individuellement : Dans l'encart '''"Création/suppression de postes''' '''le poste »''', cliquez sur [[Fichier:Bouton création d'un poste.jpg]]. Le formulaire de saisie du poste s’ouvre.

[[Fichier:V4.10 - EPS - Module Workflow - 1 - Workflow postes locaux - 5 - Champs formulaire à renseigner.jpg]]

{| class="wikitable"
|'''CONSIGNE : saisie d'un poste  local'''

Les champs précédés d’un (*) doivent obligatoirement être  renseignés :

#'''Type de poste''' (liste déroulante issue de la '''nomenclature       nationale''' LogimedH)
#Rattachement du poste à une '''Structure médicale''' (liste       déroulante)
#'''Quotité''' du poste (saisie manuelle de 0 à 10)
|}
{| class="wikitable"
|'''CONSIGNE : saisie des postes  Praticien attaché'''

On préconise, pour  les postes de type Praticien attaché '''d’un même pôle''', afin de  faciliter la gestion par la suite, de créer un seul poste de type praticien  attaché en cumulant leur quotité totale autorisée dans le pôle. En gestion,  il suffira de décomposer ce poste pour générer les postes d’attaché avec le  nombre de vacations souhaitées.
|}
Une fois la saisie du poste terminée, cliquez sur  pour enregistrer et revenir au formulaire de demande. Répétez l’opération pour chacun des postes à créer.

[[Fichier:V4.8 - EPS - Module Workflow - 1 - Workflow postes locaux - 6 - Création réussie.jpg|800x800px]]

===<u>Transmettre les demandes de postes locaux pour validation</u>===
Lorsque tous vos postes locaux ont été créés dans le formulaire de demande :

Cliquez sur  [[Fichier:Bouton validation Directeur DAM.jpg]] pour transmettre la demande.

Un email de notification pour le « '''Directeur DAM''' » s'ouvre afin que le gestionnaire désigne le valideur de la demande.
{| class="wikitable"
|'''CONSIGNE :  saisie de la notification pour le "Directeur"'''

La demande doit être transmise à un seul "Directeur DAM" (ici le  référent) : Cochez la case « '''Directeur DAM''' » ;

Désélectionnez les autres destinataires (Directeur DAM) en cliquant dessus  et laisser uniquement le référent.
|}
[[Fichier:V4.8 - EPS - Module Workflow - 1 - Workflow postes locaux - 7 - Envoi fiche navette au DAM.jpg|800x800px]] 

Cliquez sur [[Fichier:Bouton Valider rose.jpg]]  pour transmettre la demande et revenez à la liste des demandes internes.

[[Fichier:V4.8 - EPS - Module Workflow - 1 - Workflow postes locaux - 8 - Envoi fiche navette au DAM effectué.jpg|800x800px]]

{| class="wikitable"
|'''A NOTER : état d'une demande  validée'''

Une fois la  demande transmise au « '''Directeur'''», il n’est plus possible de  modifier les postes.

L’état « '''En  cours de traitement Direction DAM''' » indique que la demande est en  attente de validation du « Directeur DAM ».
|}
Répétez l'opération en cliquant sur [[Fichier:Bouton nouvelle demande.jpg]] pour les autres types de postes.  

===<u>Valider les demandes de postes locaux</u>===
[[Fichier:Flèche Directeur DAM corrective.jpg]] 

Une fois vos demandes de postes saisies, elles doivent être validées en interne. C'est ici qu'intervient le '''changement de rôle''' dans le workflow.

Changez de rôle en sélectionnant « '''Directeur DAM''' » dans la liste des rôles.

Sélectionnez la demande à valider "'''En cours de traitement Direction DAM"''' en cliquant sur [[Fichier:Bouton modifier.jpg|20x20px]].

[[Fichier:V4.8 - EPS - Module Workflow - 1 - Workflow postes locaux - 9 - Consultation demande par le Directeur DAM.jpg|800x800px]]

Le formulaire de demande s’ouvre. Dans la zone « '''Commentaire Directeur DAM''' », indiquez OK.

[[Fichier:V4.8 - EPS - Module Workflow - 1 - Workflow postes locaux - 10 - Validation de la demande par le Directeur DAM.jpg|800x800px]]

Cliquez sur "Valider la demande" .

Un email de notification pour le « '''Gestionnaire DAM''' » s’ouvre pour l’informer de la validation de la demande de postes.
{| class="wikitable"
|'''CONSIGNE :  saisie de la notification pour le "Gestionnaire DAM"'''

La demande doit être transmise à un seul "Gestionnaire DAM"  (ici le référent) :

Cochez la case « '''Gestionnaire DAM''' »

Désélectionnez les autres destinataires "Gestionnaire DAM" en  cliquant dessus.
|}
[[Fichier:V4.8 - ARS - Module Workflow - 18 - Valider les demandes de création de poste PH.jpg]] 

Cliquez sur [[Fichier:Bouton Valider rose.jpg]] pour envoyer la notification. Votre écran revient sur la liste des demandes.

[[Fichier:V4.8 - EPS - Module Workflow - 1 - Workflow postes locaux - 12 - Validation du Directeur DAM réussie.jpg|800x800px]]

<nowiki>*</nowiki>Répétez l'opération pour chacune des demandes à valider.
{| class="wikitable"
|'''A NOTER : état d'un poste  validé'''

La demande de postes  ayant été validée, l'état des poste devient « '''ouvert'''» et non plus  "brouillon".
|}
'''La validation''' des postes locaux '''via le workflow étant terminée''', reprenez votre rôle « '''Gestionnaire DAM''' » dans la liste des rôles de la barre de menu.

==Les postes HU non titulaires==
La procédure est exactement la même que pour les contractuels, à ceci près que le numéro de poste en possession de l’établissement devra être renseigné.

===Demander la création d’un poste===

C'est dans le formulaire de demande interne (ou fiche navette) que les postes sont créés.

Pour accéder au '''workflow''', allez dans Menu : '''Postes/ Demandes création-fermeture de postes locaux'''.

[[Fichier:V4.8 - EPS - Module Workflow - 1 - Workflow postes locaux - 1 - choix rôle et menu.jpg|800x800px]]

La liste des demandes internes apparaît.

Pour saisir '''la demande interne''', cliquez sur [[Fichier:Bouton nouvelle demande.jpg]].

[[Fichier:V4.8 - EPS - Module Workflow - 1 - Workflow postes locaux - 2 - Nouvelle demande.jpg|800x800px]]

Le formulaire de saisie s’ouvre.
{| class="wikitable"
|'''CONSIGNE : saisie d'une  demande interne'''

Dans la zone « '''Commentaire Gestionnaire DAM''' »,  précisez la raison de l’ouverture ou fermeture de poste.

On conseille de  regrouper les actions qui ont du sens : fermeture de poste HU pour ouvrir 2 postes mi-temps. Faire cela dans la même opération (même demande).

'''Exemple''' : une demande  pour tous les postes de type Praticiens Hospitalo-universitaires.

Renseignez de façon  explicite le « '''titre de la demande''' ».

'''Exemple''' :  création des postes Attachés dentaires.
|}

[[Fichier:V4.8 - EPS - Module Workflow - 1 - Workflow postes locaux - 3 - Nouvelle création de poste.jpg|800x800px]]

C'est '''dans le formulaire de demande''' que les postes sont créés individuellement : Dans l'encart '''"Création/suppression de postes''' '''le poste »''', cliquez sur [[Fichier:Bouton création d'un poste.jpg]]. Le formulaire de saisie du poste s’ouvre.

[[Fichier:V4.8 - EPS - Module Workflow - 1 - Workflow postes locaux - 5b - Saisie des HU non titulaires.jpg|800x800px]]
{| class="wikitable"
|'''CONSIGNE :''' 

Les champs précédés d’un (*) doivent obligatoirement être  renseignés :

#'''Type de poste''' (liste déroulante issue de la '''nomenclature nationale''' LogimedH)
#Rattachement du poste à une '''Structure médicale''' (liste déroulante)
#'''N° de poste''' déjà en possession de l’établissement
#'''Quotité''' du poste (saisie manuelle de 0 à 10)
|}
Le champ « '''numéro de poste''' » ne s’affiche que pour les postes de HU non titulaires. Ce champ doit être obligatoirement complété par le numéro présent dans l’arrêté transmis à l’établissement par la faculté.

Une fois la saisie du poste terminée, cliquez sur [[Fichier:Bouton Valider vert.jpg]] pour enregistrer et revenir au formulaire de demande. Répétez l’opération pour chacun des postes à créer.

[[Fichier:V4.8 - EPS - Module Workflow - 1 - Workflow postes locaux - 6 - Création réussie.jpg|800x800px]]

Pour la transmission de la demande pour validation, et sa validation, suivre les étapes décrites en 1.1.2 et 1.1.3 pour les postes de contractuels.

==Les postes HU titulaires==
Dans SIGHU, on a les praticiens avec leur poste d’affectation ; il n’y a pas de poste seul (sans affectation).

Donc, il ne faut pas créer ces postes lorsqu’il y a une affectation dessus, car ils sont extraits directement de SIGHU et remontés automatiquement dans LOGIMEDh pendant le traitement nocturne.

Néanmoins, si un poste est sans affectation, il est nécessaire de le saisir puisqu’aucune remontée de SIGHU ne sera possible. Dans ce second cas, il faut suivre la même procédure que pour les postes contractuels.

=Workflow des postes PH=
La quatrième famille de postes concerne les Praticiens Hospitaliers, leur demande de création se fait via le workflow « '''Demandes création/fermeture de postes PH''' » pour être transmises au '''Gestionnaire DD de l’ARS''' (rôle) pour accord de l’ARS.
{| class="wikitable"
|'''A NOTER : les postes nationaux PH'''

·          '''Les postes nationaux PH''' désignent les postes  titulaires '''PH temps plein''' et '''PH temps partiel'''.

·          Dans le workflow, les demandes sont soumises à la  validation de '''l’établissement''' puis de '''l’ARS'''.
|}

==Demander la création d’un poste de PH==
[[Fichier:Flèche 3 Gestionnaire DAM corrective.jpg]] 

C'est dans le formulaire de demande interne (ou fiche navette) que les postes sont créés.

Pour accéder au '''workflow''', allez dans Menu : '''Postes/ Demandes création-fermeture de postes PH'''. 

[[Fichier:V4.8 - EPS - Module Workflow - 2 - Workflow postes nationaux - 1 - Demande de création.jpg|800x800px]]

La liste des demandes internes apparaît. 

Pour saisir '''la demande interne''', cliquez sur [[Fichier:Bouton nouvelle demande.jpg]]. 

[[Fichier:V4.8 - EPS - Module Workflow - 2 - Workflow postes nationaux - 2 - Nouvelle demande.jpg|800x800px]]

Le formulaire de saisie s’ouvre.

[[Fichier:V4.8 - EPS - Module Workflow - 2 - Workflow postes nationaux - 3 - Création d'un poste.jpg|800x800px]]

C'est '''dans le formulaire de demande''' que les postes sont créés individuellement : Dans l'encart '''"Création/suppression de postes''' '''le poste »''', cliquez sur [[Fichier:Bouton création d'un poste.jpg]]. Le formulaire de saisie du poste s’ouvre.

[[Fichier:V4.8 - EPS - Module Workflow - 2 - Workflow postes nationaux - 4 - Constitution du poste.jpg|800x800px]]
{| class="wikitable"
|'''CONSIGNE : saisie d'un poste  national'''

Les champs précédés d’un (*) doivent obligatoirement être  renseignés :

#'''Type de poste''' (liste déroulante issue de la '''nomenclature       nationale''' LogimedH)
#Rattachement du poste à une '''Structure médicale''' (liste       déroulante)
#'''Spécialité du poste'''
#'''Date de mise en service'''
|}
Une fois la saisie du poste terminée, cliquez sur [[Fichier:Bouton Valider vert.jpg]] pour enregistrer et revenir au formulaire de demande. Répétez l’opération pour chacun des postes à créer.

==Transmettre les demandes de postes PH pour validation==
Lorsque tous vos postes de praticiens hospitaliers ont été créés dans le formulaire de demande :

Cliquez sur [[Fichier:Bouton validation Directeur DAM.jpg]] pour transmettre la demande.

[[Fichier:V4.8 - EPS - Module Workflow - 2 - Workflow postes nationaux - 5 - Validation demande pour envoi demande au DAM.jpg|881x881px]]

Un email de notification pour le « '''Directeur DAM''' » s'ouvre afin que le gestionnaire désigne le valideur de la demande.
{| class="wikitable"
|'''CONSIGNE :  saisie de la notification pour le "Directeur"'''

La demande doit être transmise à un seul  "Directeur DAM" (ici le référent) : Cochez la case « '''Directeur  DAM''' » ;

Désélectionnez les autres destinataires (Directeur  DAM) en cliquant dessus et laisser uniquement le référent.
|}
[[Fichier:V4.8 - EPS - Module Workflow - 1 - Workflow postes locaux - 7 - Envoi fiche navette au DAM.jpg|800x800px]]

Cliquez sur [[Fichier:Bouton Valider rose.jpg]] pour transmettre la demande et revenez à la liste des demandes internes.

[[Fichier:V4.8 - EPS - Module Workflow - 2 - Workflow postes nationaux - 7 - Demande enregistrée modif impossible.jpg|800x800px]]
{| class="wikitable"
|'''A NOTER : état d'une demande  validée'''

Une fois la demande transmise au « '''Directeur'''», il n’est plus  possible de modifier les postes.

L’état « '''En cours de traitement Direction DAM''' » indique que la demande est en attente de validation du « Directeur DAM ».
|}
Répétez l'opération en cliquant sur [[Fichier:Bouton nouvelle demande.jpg]] pour les autres types de postes.

==Notification par mail d’une demande de postes PH à valider==
Le Gestionnaire DAM a instruit et transmis par le workflow la demande de postes PH.

Vous êtes alors averti par mail, dans votre '''messagerie personnelle''', qu’une demande est à valider. Cliquez sur le lien pour accéder à LogimedH. 

==Valider la demande pour accord ARS ou renvoi gestionnaire pour complément d’informations==
[[Fichier:Flèche 3 Directeur DAM.jpg]]

Une fois dans LogimedH, vérifiez que le '''rôle Directeur DAM''' est bien sélectionné. Si vous avez '''plusieurs rôles''', sélectionnez-le dans la liste (1). Dans le menu, choisir « Postes/Demandes de création/fermeture de postes nationaux » (2).

[[Fichier:V4.8 - EPS - Module Workflow - 2 - Workflow postes nationaux - 8 - Reception demande par le DAM.jpg|800x800px]]

Sélectionnez la demande à valider « '''En cours de traitement Direction EJ''' » en cliquant sur [[Fichier:Bouton modifier.jpg|20x20px]].

[[Fichier:V4.8 - EPS - Module Workflow - 2 - Workflow postes nationaux - 9 - Validation DAM ou renvoie au gestionnaire.jpg|837x837px]]

La demande s’ouvre. Elle comporte les rubriques suivantes :

*'''Demande''' : informations générales saisies par le Gestionnaire DAM
*'''Création/suppression de postes''' : permet de vérifier les informations du poste PH
*'''Echanges EPS''' : réservée aux demandes de compléments pour le Directeur DAM 
*'''Echanges EPS et ARS''' : réservée aux commentaires pour le Directeur DAM

Dans la zone « '''Commentaire EPS''' » de la rubrique « '''Echanges EPS et ARS''' », indiquez OK.

Puis cliquez sur [[Fichier:Bouton envoyer à l'ARS.jpg]]

Cette fonctionnalité permet également de demander des '''compléments d’information''' au Gestionnaire DAM avant de procéder à la validation.

Un email de notification pour le '''Gestionnaire DD de''' '''l’ARS''' s’ouvre pour l’informer que la demande de postes de PH est à valider par l’ARS.
{| class="wikitable"
|'''CONSIGNE :  saisie de la notification pour le Gestionnaire DD de l’ARS'''

L’email doit être  envoyé à un seul Gestionnaire DD :

·          Cochez la case « '''Gestionnaire DD''' »

·          '''Désélectionnez  '''les '''autres''' destinataires  « Gestionnaire DD » en cliquant dessus.
|}
[[Fichier:V4.8 - EPS - Module Workflow - 2 - Workflow postes nationaux - 10 - Envoi à l'ARS.jpg]]

Cliquez sur  pour envoyer la notification et revenir sur la liste des demandes.
{| class="wikitable"
|'''A NOTER : état d’une demande transmise à l’ARS'''

La demande ayant été validée en interne et transmise  à l’ARS, elle n’est '''plus modifiable''' :

·          L’état de la demande devient « '''En cours de  traitement Gestionnaire DD''' » au lieu de « En cours de  traitement Direction EJ »

·          L’état des postes devient «'''En attente de  validation ARS''' » au lieu de « brouillon ». 
|}