Profil EPS

Introduction

LogimedH est un outil de gestion RH des praticiens hospitaliers, partagé par les établissements, les ARS et le CNG.

C'est avant tout un outil de facilitation et d'amélioration de la gestion et du suivi des effectifs médicaux. En effet, LogimedH permet d'assurer une gestion et suivi des effectifs médicaux complets dans les établissements en donnant une photographie de l'occupation des postes et du temps effectif des praticiens.

LogimedH sert également à faciliter les procédures et la dématérialisation des échanges liés à la création / fermeture de postes, aux tours de recrutement des PH ainsi qu'à l'installation des praticiens sur les postes.

Pour garantir la fiabilité des données et favoriser à terme le pilotage RH et la GPMC de chaque établissement, il est essentiel de respecter un certain nombre d'étapes d'initialisation de chaque établissement sur LogimedH. En effet, Logimedh est construit comme ceci :

• Phase d'initialisation : phase initiale d'import de données dans LogimedH (structures médicales, postes, praticiens, chefferies). Toutes les actions d'initialisations, décrites plus bas, sont réalisées par le profil Gestionnaire EPS dans LogimedH.
• Phase de gestion : phase de routine dans l'utilisation de LogimedH, qui comprend l'utilisation des outils d'échange entre le Gestionnaire EPS et le Valideur EPS pour la création/fermeture de postes et le tour de recrutement, ainsi que toutes les actions de gestion des postes et des praticiens réalisables par le Gestionnaire EPS.

Toutes les actions des phases d'initialisation (one shot) et de gestion (en routine) sont décrites plus bas, sans exception.

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Gestionnaire EPS

Le rôle d’un Gestionnaire EPS est généralement attribué à un gestionnaire des Affaires Médicales de l’établissement.

Le Gestionnaire EPS a un rôle prépondérant dans LogimedH. Il effectue la majorité des actions de création, modification ou suppression de données relatives à son établissement sur LogimedH, c’est-à-dire :

• L’initialisation : au départ de l’utilisation de LogimedH, le Gestionnaire EPS est chargé une seule fois de l’import en masse des listes de pôles et services médicaux, du rattachement des postes aux structures médicales précédemment entrées dans LogimedH, de l’import des praticiens depuis le logiciel RH et de la nomination des chefs de pôles et services.

• La création/fermeture de postes : c’est le Gestionnaire EPS qui effectue ces demandes sur LogimedH, elles sont ensuite validées par le Valideur EPS (voire également par le Valideur ARS pour les postes de titulaires PH).

• Le tour de recrutement : tout comme la création/fermeture de postes, le tour de recrutement fonctionne sur un système d’échange sur Logimedh. C’est le Gestionnaire EPS qui initie la liste des postes à publier pour le tour, puis le Valideur EPS valide la liste, et enfin l’ARS valide également et transmet la liste au CNG.
• La gestion des contractuels : le Gestionnaire EPS est en mesure de gérer la création/fermeture de postes contractuels, et gérer les affectations des praticiens contractuels, sous couvert de validation du Valideur EPS.
• Le tableau des emplois : Un des objectifs de LogimedH est de faciliter les échanges entre les EPS et leurs ARS. Le tableau des emplois donne en temps réel une idée de l’occupation des postes et du temps effectif des praticiens travaillant dans chaque pôle/service médical. C’est un document de dialogue avec les chefs de pôle et de service.
• Autres démarches : sur LogimedH, c’est le Gestionnaire EPS qui est également chargé de saisir les affectations secondaires des praticiens, de la décomposition des postes ou encore de la création des conventions sur les postes et affectations partagés.

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Valideur EPS

Le rôle d'un Valideur EPS est généralement attribué au poste de Directeur des Affaires Médicales. Néanmoins, il est conseillé que l'utilisateur principale d'un établissement cumule les rôles de Gestionnaire et de Valideur EPS, afin de faciliter les procédures.

Le rôle de Valideur EPS peut être attribué à un ou plus gestionnaires pour permettre la validation des workflows. Le rôle de valideur EPS ne peut que valider et non pas créer.

Le Valideur EPS est chargé de valider ou demander des compléments d’information pour chaque demande de création/fermeture de poste (PH, HU et contractuel). Pour les demandes de création/fermeture de poste PH, toute validation entraine l’envoi de la demande à l’ARS.

Le Valideur EPS est également chargé de valider toute proposition de liste de postes à publier pour le tour de recrutement. De la même façon que pour les créations/fermetures de postes PH, la validation entraine l’envoi de la proposition de postes à publier à l’ARS.

Rôle Gestionnaire EPS

Les prérequis à l'utilisation de LogimedH

Avant de démarrer l'initialisation d'un établissement sur LogimedH, 3 actions sont requises et sont des conditions sine qua non de l'utilisation de LogimedH.

Parmi ces 3 prérequis, 2 sont d'ordre technique, et 1 est d'ordre organisationnel :

• Réaliser l'interfaçage de LogimedH à l'éditeur SI RH de l'établissement (technique),
• Disposer de postes de travail équipés de navigateurs compatibles (technique),
• Remplir et envoyer la fiche établissement à l'ARS (organisationnel).

Il est essentiel d'atteindre ces prérequis rapidement. Il n'y a pas d'ordre défini entre les 3, ils sont indépendants les uns des autres.

Cependant, si disposer d'un navigateur compatible et remplir la fiche établissement sont des actions rapides et relativement simples, la réalisation de l'interfaçage de LogimedH au SI RH de l'établissement peut être longue et parfois complexe. C'est la raison pour laquelle il est conseillé de s'y prendre au plus vite.

Réaliser l'interfaçage de LogimedH au SI RH

Il faut noter sur le fait que c'est la partie la plus complexe sur LogimedH.

L’interface avec le SIRH de l’établissement permet d'importer les données des praticiens détenues par le logiciel SI RH sur LogimedH. Le fonctionnement de LogimedH nécessite l’existence d’un flux de données entrant en provenance du SIRH de l’établissement (gestion des postes, des praticiens, de leurs affectations, gestion de la paie, etc.).

En accord avec son référent informatique, l’établissement doit définir une procédure de dépôt du fichier RH (nommage du fichier, transmission via un répertoire partagé, nom du répertoire partagé, périodicité du dépôt, etc.) et transmettre le numéro de version du SIRH au CNG.

Pour réaliser cela, le Gestionnaire EPS peut se rapprocher du correspondant informatique de son établissement, afin qu'il contacte l'éditeur RH pour réaliser l'interfaçage.

Le correspondant informatique de l'établissement doit décrire précisément la périodicité de l'extraction des données de l'éditeur RH paie (une fois par semaine pour les EPS à effectifs importants, une fois par mois pour les plus petits EPS), le lieu de stockage du fichier et son nommage.

Afin de guide le correspondant informatique, des spécifications générales de l'interfaçage entre le logiciel RH paie et LogimedH sont disponibles. Le Gestionnaire EPS doit transmettre ce document au correspondant informatique afin qu'il connaisse le mode opératoire et les exigences fonctionnelles de l'interfaçage.

Outil : spécifications générales de l'interfaçage SI RH.*

Navigateur compatible

Les postes de travail doivent être connectés à internet afin d'utiliser LogimedH.

Les navigateurs supportés sont Mozilla Firefox > 32 et Google Chrome > 37.

Un fonctionnement dégradé ou des anomalies peuvent être constatées en cas d'utilisation d'un autre navigateur.

Remplir et envoyer la fiche établissement

La fiche établissement est à compléter par l'établissement. Elle permet de collecter les informations nécessaires à l'initialisation de LogimedH. Les informations à remplir sont :

• Le nombre de praticiens titulaires et non titulaires,
• Le fournisseur de logiciel RH,
• Les contacts du DG, du DAM, du DSI de l'établissement.

Outil : fiche établissement.*

L'initialisation d'un EPS sur LogimedH

LogimedH est un outil d'intégration de données. L'objectif pour les établissements est d'éviter de saisir des informations qui existent ailleurs. La phase d'initialisation sert à intégrer les données des logiciels extérieurs en interfaçant et/ou en validant l'interfaçage entre LogimedH et d'autres logiciels (Sigmed, SIGHU, SI RH). Une fois que cela est terminé, il est possible de passer en phase de routine, le Mode Gestion sur LogimedH.

Initialiser les Utilisateurs

Pour démarrer l'initialisation, la création de comptes utilisateurs LogimedH doit être vérifiée; c'est l'étape 1 de la procédure.

Le référent LogimedH de l'établissement doit au préalable demander l'ouverture des droits d'accès des utilisateurs (identifiant et mot de passe), en prenant le soin d'indiquer les rôles de chacun, auprès du correspondant ATIH de l'établissement en renseignant le tableau suivant.

Outil : Tableau des utilisateurs.*

Les rôles utilisateurs d'un établissement dans LogimedH sont détaillés en Introduction. Les rôles attribués dans le tableau doivent être dissociés de la fonction métier de l'utilisateur dans l'établissement.

Un utilisateur peut cumuler plusieurs rôles.

Plusieurs utilisateurs peuvent avoir le même rôle.

Il est d'ailleurs conseillé que le référent LogimedH de l'établissement cumule les rôles de Gestionnaire et de Valideur. Il est également préconisé que plusieurs utilisateurs aient le rôle de Gestionnaire EPS et Valideur EPS, notamment en cas d'absence du référent LogimedH principal.

ATTENTION : Bien définir les rôles de chacun lors de cette étape, même s'il est possible de les modifier ultérieurement manuellement sur LogimedH.

Lien du site de l'ATIH : https://plage.atih.sante.fr/#/accueil

Une fois sur le site de l'ATIH, soit le Gestionnaire n'a pas de compte PLAGE et doit demander une création de compte, soit il a un compte PLAGE et réalise une demande d'ajout du domaine CNG à ses habilitations.

Que le Gestionnaire ait un compte PLAGE ou non, la procédure d'initialisation du compte utilisateur LogimedH est décrite ici : Guide Utilisateurs*

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Pour la première connexion à LogimedH, entrer l'adresse https://logimedh.cng.sante.fr/ dans le moteur de recherche. Le portail ATIH apparaîtra à l'écran. Renseigner le login (identifiant à 6 chiffres) et le mot de passe alphanumérique puis cliquer sur « Se connecter » afin d’arriver sur le tableau de bord de LogimedH.

Enfin, une dernière étape de l'initialisation des utilisateurs consiste à vérifier les utilisateurs déclarés dans LogimedH.

Screenshot Guide Utilisateurs*

Le mode Gestion sur LogimedH

Créer / Fermer des postes sur LogimedH

Créer / Fermer des postes dits "locaux" (contractuels et HU)

Postes contractuels

Postes HU non-titulaires

Postes HU titulaires